A comunicação organizacional e sua função estratégica

Com a evolução do pensamento científico da Administração, passou-se por vários estágios acerca da compreensão do funcionamento das empresas, que ora se focara nas tarefas, ora nos recursos, ora nas pessoas, ora nos processos, etc. Contudo, com o advento da visão sistêmica nas organizações, iniciou-se a construção da concepção do empreendimento como um sistema aberto, fruto da interação dos componentes internos com o meio ambiente.

Desse modo, no decorrer da história, foi-se ratificando o que prega a escola sistêmica, em que as organizações contemporâneas se encontram em um ambiente dinâmico regido por uma velocidade exacerbada, informações em excesso, tecnologia perecível e mutante, destacando a globalização como fator interveniente nesse processo, sendo necessária para sua sobrevivência uma visão holística (CHIAVENATO, 2014).

Percebe-se então a necessidade das organizações de reverem seus processos e estratégias em busca de sua sobrevivência nessa nova dinâmica ambiental na qual se encontram. Logo, são fatores-chave para o alcance do sucesso organizacional as pessoas e a comunicação corporativa, sendo esta última essencial para um desempenho satisfatório em mercados cada vez mais competitivos.

Para tal, a comunicação deve ser fator de relevância dentro e fora das organizações, tornando-se aspecto estratégico que pode garantir o sucesso do empreendimento. Segundo Cruz (2010), a mesma encontra-se presente em todas as formas de cooperação e relação social dos indivíduos, inclusive no âmbito das organizações, reconhecidas legitimamente como espaços de comunicação. Destarte, a comunicação empresarial de fato, tratada seriamente como uma das mais eficientes e poderosas ferramentas estratégicas, ainda é, neste país, privilégio de uns poucos gestores clarividentes, que aceitam essa atividade como investimento e não como despesa. Trata-se de uma atividade sistêmica, de caráter estratégico, ligada aos mais altos escalões das organizações e que tem como objetivos: criar, manter e mudar a imagem da organização junto aos seus públicos prioritários, sejam eles internos ou externos (CAHEN, 2005).

Para fins didáticos, muitos estudiosos propuseram algumas classificações da comunicação organizacional:

• Quanto ao público (FRANÇA, 2004):

1. Interno: pessoas que convivem na organização, trabalham e possuem uma ligação socioeconômica e jurídica com a empresa;

2. Externo: este público não possui uma ligação direta com a empresa. No entanto, caracteriza-se por também estabelecer contato com esta, pois possui objetivos políticos, mercadológicos e sociológicos;

3. Misto: neste caso, o público em questão não está fisicamente presente na organização, ou de alguma maneira trabalhando ativamente dia a dia. Possuem laços jurídicos e socioeconômicos.

• Quanto ao nível (TORQUATO, 2013):

1. Intra: relaciona-se à capacidade da pessoa de operar (codificar/decodificar) internamente a comunicação, ou seja, suas condições pessoais (físicas e psicológicas) que determinam a eficácia do ato comunicativo;

2. Inter: trata-se da comunicação entre dois interlocutores, também denominada de comunicação bilateral, direta, recíproca e privada;

3. Grupal: este nível relaciona-se com as reuniões, quando as comunicações ocorrem de maneira lateral, e em palestras, quando um expositor apresenta informações para um grupo de pessoas;

4. Coletivo: refere-se ao uso dos meios clássicos de comunicação (boletins, jornais, revistas, dentre outros) por gerentes, diretores, líderes, etc., para transmitirem mensagens a públicos específicos ou gerais.

• Quanto à posição hierárquica (CASTRO; SERAFIM, 2013):

1. Descendentes: envolvem o próprio conceito dinâmico de gerência, fazer as coisas acontecerem por intermédio dos liderados. Assim, o gerente, para fazer com que as tarefas sejam cumpridas, necessita transmitir a seus colaboradores, sob várias formas, instruções, diretrizes, ordens, procedimentos, etc.;

2. Ascendentes: têm a finalidade de verificar se os liderados (receptores) entenderam, assimilaram e agiram em função da orientação recebida do gerente (emissor);

3. Horizontais: em um grupo de trabalho há, paralelamente, a necessidade de comunicações horizontais internas e externas. Desse modo, refere-se à troca de informações entre o próprio ou outros setores de uma organização.

Tendo em vista tais classificações e considerando que a comunicação se torna imprescindível para qualquer tipo de organização social, ressalta-se que “grande parte das organizações sequer conhecem a si mesmas” (FREITAS, 2006), pois inúmeros problemas são corriqueiros quanto à distorções e falhas comuns no processo de comunicação, como: indefinição clara de responsabilidades; falta de conhecimento pleno do negócio; discordâncias normativas; excesso de informações; defasagem tecnológica da informação; planejamento inadequado do consumo informativo; maior segmentação; ausência de tempestividade; má administração do tempo; inadequação de canais; desvios na direção dos canais; inadequação de linguagens; morfologia (forma) inadequada da comunicação; sistema de distribuição impróprio; ausência de críticas editoriais; ausência de previsibilidade; e falta de especialistas (TORQUATO, 2013).

Para minimizar as fraquezas supracitadas e garantir a maior fluidez e eficácia, a comunicação, em todos os seus níveis de abrangência, deve estar muito bem estruturada, planejada e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa, tornando-se agente de relevância dentro do corpo organizacional requerendo atenção e dedicação.