Gestão de Projetos: o “calcanhar de Aquiles” das organizações

No cotidiano das organizações, sejam elas públicas ou privadas, fala-se muito de Gestão de Projetos, sendo rotineiro se escutar em reuniões e nos corredores sobre a implantação de um novo projeto ou mesmo do encerramento de um outro, podendo abarcar áreas como finanças, marketing, gestão de pessoas, qualidade, patrimônio, comunicação, dentre muitas outras.

E quando se remete a ideia de começo, meio e fim, é que se tem uma das principais características de um projeto: a sua temporalidade. Desse modo, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK, 2008).

A partir dessa premissa sobre a fixação do aspecto temporal, que o Governo Federal assim conceituou um projeto: instrumento de programação para alcançar o objetivo de um programa, envolvendo um conjunto de operações, limitadas no tempo, das quais resulta um produto que concorre para a expansão ou aperfeiçoamento da ação do Governo (BRASIL, 2008).

Assim, analisa-se que ambos os conceitos focam no marco temporal, ou seja, na definição de início e fim do projeto, assim como a obrigatoriedade da entrega de um produto final, o que se chama de escopo.

De forma generalista, um projeto é normalmente ligado a planos e programas estratégicos do governo ou das organizações, sendo temporário, original ou exclusivo, já que é fruto de uma série de variáveis internas e externas, além de ser multifuncional, podendo abarcar diversos segmentos e áreas da empresa. Este tem produto incerto, o qual será fruto da integração de várias etapas sistematizadas, causando impacto ao ambiente no qual é implantado, em busca de resultados duradouros.

Ao ser realizada a Gestão de Projetos é pertinente estarem claros os conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que serão necessários para cada etapa de sua execução, onde se podem destacar os principais macroprocessos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

Para tal, segundo a ENAP (2011), é imprescindível algumas ações ao se pensar em Gestão de Projetos:

• Escopo, cronograma, orçamento, qualidade, recursos e riscos;

• Levantamento das necessidades e expectativas dos clientes e das partes interessadas;

• Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;

• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas;

• Balanceamento das demandas conflitantes de escopo, cronograma, orçamento, qualidade, recursos e riscos.

Contudo, em muitas organizações, independentemente de sua natureza, são encontrados entraves quando se fala em Gestão de Projetos, o verdadeiro “calcanhar de Aquiles”, dentre os quais se podem destacar: atrasos no cronograma; custos acima do previsto; falta de recursos de pessoal; mudanças de requisitos e especificações; qualidade abaixo da esperada; complexidade acima da capacidade; produtos mal projetados; produtos que não funcionam; e projetos que são cancelados. Esse resultado nada satisfatório, pode ser fruto de objetivos mal planejados ou não compreendidos, cronogramas apertados ou mal estruturados, estimativas de orçamento fracas ou abaixo do real, sistema de controle mal planejado, falta de um comando claro para o projeto, base de dados incompleta para planejamento do projeto, expectativas dos clientes sem monitoramento e desenvolvimento inadequado da equipe dos projetos.

Conforme exposto, percebe-se que o projeto terá êxito, se somente se, foi realizado dentro do tempo estimado, com o custo previsto, com a aceitação do cliente final e de acordo com sua descrição inicial e em consonância com as regras, procedimentos, política e cultura da organização. Tudo isso vai de encontro à realidade frequentemente encontrada nas organizações, nas quais os projetos ultrapassam o teto da estimativa orçamentária ou mesmo o prazo delimitado para a entrega do escopo. Se o contrário também acontecer, não é aspecto positivo, tendo em vista que pessoas, recursos financeiros, insumos e tempo foram alocados naquele projeto sem necessidade, podendo assim estar suprindo outras áreas e/ou projetos.

Por fim, se há gargalos na Gestão de Projetos em uma organização é pertinente verificar quais são as possíveis causas a serem sanadas, haja vista que esse tipo de ferramenta é altamente eficaz para o alcance dos objetivos da instituição, otimizando-se insumos, recursos e principalmente, o tempo.